Uzaktan ekip yönetmenin 7 altın kuralı

Çin'in Wuhan kentinde ortaya çıkan ve hızla dünyaya yayılarak binlerce kişinin ölmesine neden olan koronavirüsü Türkiye'yi etkilemeye devam ediyor. Koronavirüs önlemleri kapsamında şirketler evden çalışma uygulamasına geçti. Böylece binlerce kişi ilerini evden yönetiyor. Mazars İnsan Kaynakları ve Yönetim Danışmanlığı Ortağı Mehmet Eronat, evden verimli çalışmanın, bir ekibi uzaktan ve etkin yönetmenin 7 altın kuralı açıkladı.

Eronat'ın açıkladığı 7 altın kural şöyle:

“FARKINDALIK YARATIN: Önce kendinize sonra da ekibinize yaşanmakta olan bu dönemin ve ofis dışından çalışmanın bir tatil dönemi değil, bugünlerde bir zorunluluk olduğunu, ancak doğru uygulandığı takdirde ileride bir tercihe dönüşebilecek bir fırsat olduğunu anlatın. Unutmayın ki bugünlerde elde edilecek başarılar, ileride ofiste çalışma zorunluluğunu ortadan kaldıracak başarılı ve ikna edici deneyimlere dönüşebilir.

“ÖZDİSİPLİN SAĞLAYIN: Önce kendiniz olmak üzere işinize belirli bir saatte mutlaka başlayın. Örneğin sabah 09:00 da başlayacak bir günlük planlama toplantısı, sizi ve ekibinizi işe başlamaya hazır hale getirecektir. İmkanlar dahilinde kendinizi ev içerisinde soyutlayabileceğiniz, TV vb. dikkat dağıtıcıların olmadığı bir ortamı çalışma ortamı olarak belirleyip, günlük çalışmaların bu özel alanlardan yürütülmesini sağlayın. Ekibinizden de aynı yaklaşımı göstermelerini talep edin. Kendiniz ve ekibiniz için çalışma disiplini konusunda, neleri yapıp, neleri yapamadığınız konusunda özeleştiri yapmaktan kaçınmayın.

“İLETİŞİMİ ÇEŞİTLENDİRİN VE SIKLAŞTIRIN: İletişim araçlarınız arasına Microsoft Teams, Zoom, Skype, WhatsApp gibi görüntülü görüşmeye imkân sağlayan araçları dahil edin. Anlık iletişimizi hızlandıracak ve ekibinizi daha yoğun ve sesli arama ile yapılacak görüşmelere göre daha keyifli hale getirecektir. Ayrıca çalışma saatleri içerisinde ekibinizden kullandığınız iletişim araçları içerisinde çevrimiçi (online) kalmalarını isteyin. Birebir görüşebileceğiniz konularda ya da toplu konularda video konferans yapın. Bu ekip için iletişimizi artıracak, özellikle evinde yalnız yaşayan çalışanlarınız için bu sıkıcı evde kalma günlerinde ekstradan motivasyon sağlayacaktır. Bunu yaparken ölçüyü kaçırıp ekibinizi sürekli kontrol edip, onlara güvenmiyormuşsunuz hissini yaratmayın. Ekibinize kendilerine güvenildiği duygusunu aşılayın.

"PLANLAMA YAPIN: Kendiniz ve ekibiniz için mutlaka günlük ve haftalık planlamalar yapın. Özellikle o gün içerisinde ve o hafta içerisinde bitirilmesi gereken çalışmaları ve bu çalışmaların tamamlanmasından sorumlu olacak ekip üyelerini belirleyin. Gün sonunda ve haftanın son işgününde mutlaka ekibiniz ile çevrimiçi (online) olarak bir araya gelin. O gün ve o hafta için planlanan / gerçekleşen çalışmalar üzerine değerlendirmelerinizi yapın. Ekibinizle sorumlu olduğunuz işleri daha etkin ve verimli nasıl yönetebileceğiniz konusunda tartışın, kendilerini ifade etmelerine fırsat verin.

“GELİŞİME ZAMAN AYIRIN: Kendiniz ve ekibiniz için gelişime ciddi zaman ayırın. Operasyonel yoğunluk, yollarda trafik vb. nedenlerle bir türlü vakit bulunamayan gelişim faaliyetlerine zaman ayırın. Özellikle online eğitim platformlarından sağlayabileceğiniz eğitimlerle hem kendinizin hem de ekibinizin gelişimine katkıda bulunun. Ayrıca ekibinizin mesleki deneyime katkı sağlayacak ve tecrübelerinizi aktaracağız zamanlar belirleyin.

“SONRALIKLAR LİSTENİZE GÖZ ATIN: Peter Drucker'ın “sonralıklar listesi” olarak adlandırdığı bir türlü fırsat bulamadığınız, öncelikleriniz arasında yer almayan ancak bir gün mutlaka yapmalıyım dediğiniz işleri planlamalarınız arasına dahil edin. Operasyonel yoğunluğun azaldığı bu dönemde sonralıklar listesindeki işlerinizi tamamlamaya bakın. Her şey normale döndüğünde o işler için bir daha fırsatınız olmayacağını unutmayın.

“MOTİVASYONU YÜKSEK TUTMAYI VE TAKDİR ETMEYİ İHMAL ETMEYİN: Kendinizin ve ekibinizin yaşanılan zor süreçlerden, sosyal hayatın kesintiye uğramasından ya da yalnız çalışıyor olmaktan dolayı motivasyonlarınızın düşük olabileceğini ve takdir edilme ihtiyacının her zamankinden daha yüksek olduğunu aklınızdan çıkarmayın. Ekibiniz ve kendiniz için pozitif kalmaya, pozitif mesajlar vermeye devam edin. Yaşanabilecek olası problemler ve aksaklıklar için kendi motivasyonunuzu ve ekibinizin motivasyonunu düşürmeyin. Bu dönemde tüm paydaşların her zamankinden daha anlayışlı olacaklarını unutmayın. Zor günler geçirdiğimiz ve yapılan işe konsantre olmanın bu kadar zor olduğu bir dönemde büyük, küçük ayrımı gözetmeksizin yapılan her işi, gösterilen her çabayı takdir edin.”