Artık Yazışmalara Elektronik Ortamda

Malatya Vergi Dairesi Başkanlığı Kurumsal Elektronik Posta Yönetim Sistemi ile kurumla ilgili tüm yazışmaları artık elektronik ortamda yapacak. Kurum ve Mükellef arasındaki yazışmalar elektronik postayla kâğıt, faks, zarf, pul kullanılmadan sağlanmış olacak. KEYS sisteminin açılışını Battalgazi ilçesinde Eski Malatya'da bulunan Kervansaray'da gerçekleştirdi.

Vergi Dairesi Başkanlığı, sistemin kolay anlaşılır olmasını sağlamak amacıyla kurum personelleri tarafından bir tiyatro gösterisi yapıldı. Açılış etkinliğine Vergi Dairesi Başkanı Yunus Poyraz, Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürü Mahmut Ceylan, Bilgi İşlem Teknolojileri Genel Müdürü Ahmet Kardaş, Gelir İdaresi Başkanlığı Gelir Uzmanı Pınar Şaşoğlu, uzmanlar, Vergi Dairesi Personeli ve vatandaşlar katıldı. Yeni kurulan sistemle hem kâğıttan, hem zamandan hem iş gücünden tasarruf edeceklerini belirten Vergi Dairesi Başkanı Yunus Poyraz, “KEYS ile artık tüm yazışmaları elektronik ortamda yapıyoruz. Kâğıdı ortadan kaldıracak ve bu büyük oranda zamandan, kâğıttan, iş gücünden tasarruf edilmiş olacak” dedi.

Kurumsal Elektronik Posta Yönetim Sistemi'nin açılışını gerçekleştiren Vergi Dairesi Başkanı Yunus Poyraz, “Bugün Malatya Vergi Dairesi Başkanlığı olarak Kurumsal Elektronik Posta Yönetim Sistemi diye bir sistemle yazışmaları artık elektronik ortamda yapıyoruz. Kâğıdı ortadan kaldıracak ve bu büyük oranda zamandan, kâğıttan, iş gücünden tasarruf demek. İnsanların alışkanlıklarından vazgeçmesi, değiştirmesi çok kolay olmuyor. Biz bu sistemi iki gündür uygulamaya başladık. İnsanlarda hala bir alışkanlık var, elinde kâğıt olacak imza atılacak, okunacak, değiştirilecek gibi birçok işlem gerektiriyor. Artık tüm bunlar elektronik ortamdan gelecek ve ekranda tüm bu işlemleri gerçekleştirebileceğiz. Geçiş süreci kolay olmadığı için Ankara'dan bir destek ekibimiz geldi, bir iki hafta desteğin ardından bu sistemi devam ettireceğiz. Bu bizim için önemli bir durum ve buradaki açılışı bir tiyatro etkinliği ile tanıtmaya karar verdik. Bu sıkıntılı süreçte böyle güzel etkinlik ile sistemi tanıtmak istedik, bununla ilgili Daire arkadaşlarımız tarafından bir tiyatro oyunu hazırlandı. Bu sistemin hayırlı olmasını temenni ediyoruz, inşallah hayırlı hizmetler verecektir” diye konuştu.

Yeni sistemi 22 vergi dairesinde uyguladıklarını ifade eden Gelir İdaresi Başkanlığı Bilgi İşlem Müdürü Mahmut Ceylan şunları dile getirdi, “Malatya Vergi İdaresi İçin çok farklı bir uygulama olmuş. Bugüne kadar 22 vergi dairesi başkanlığını açtık ama böyle uygulamayla böyle bir açılışla hiç karşılaşmamıştır. Bu gerçekten çok daha iyi şeylere layık olduğumuzu gösteriyor. Biz de bu aldığımız enerji ile bugüne kadar Elektronik belge yönetim sistemine Malatya Vergi Dairesi başkanlığını geçirmiyoruz, aslında çok büyük bir iş değişikliği yapıyoruz. Vizyon değişikliği katmaya çalışıyoruz. Esas amacımız Malatya halkını, Vergi İdaresindeki çalışanları ve diğer kurumlardaki çalışanlarını rahat ettirmek, bunları çok daha katma değerli yönlere yönlendirmek istiyoruz. Bugünden itibaren özellikle Elektronik belge yönetimini kullandıkça göreceksiniz ki, Vergi Dairesinde ve diğer yerlerde iş yapmak çok daha kolay hale gelecek. Çünkü biz hem işe başlamayı, hem de işe başladıktan sonra mükellef ve diğer kamu kurumlarıyla aramızdaki bu iletişimi tek ortamda sağlamayı planlıyoruz.”

Kamu kurumlarında teknoloji kullanımının yaygınlaştırılmasına dikkat çeken Bilgi İşlem Teknolojileri Genel Müdürü Ahmet Kardaş, “bu projenin başından beri 19 yıldan fazla süredir projenin içindeyim. Bugün burada konuştuğumuz KEYS konusu Gelir İdaresinin Otomasyon sisteminin bir parçasıdır. Bu proje 1997 yılında başlamış olup bugünleri gördü ve daha da ilerliyor. Bu uzun süreç içerisinde çok değişik teknolojileri kendi bünyesine kattı. İlk başladığı yıllarda kamu yapısı içerisinde kullanılan teknoloji olarak ilk teknoloji sayılırdı. Biz kurum olarak 2 yıldır bu işin içindeyiz. Ana hedefimiz, doğru vergi doğru zamanda doğru miktarda toplamaktır. Bunun için de teknolojiyi çok iyi kullanmak gerekiyor ki ülkemizin, vatanımızın yatırımlarını doğru zamanda doğru şekilde yapılabilsin ki para getirisi olsun, vergi toplansın. Tüm bilişim projelerinde vazgeçilmezler vardır; donanımlar, hazır yazılımlar, uygulamalar var” şeklinde konuştu.

Gelir İdaresi Başkanlığı Gelir Uzmanı Pınar Şaşoğlu ise sistemin faydalarına değinerek, “”KEYS ile Belgelerin kaybolması, yıpranmasına, fakslarda yaşanan gecikme kopuklarla ilgili fiziksel ortamda yaşanan sorunların önüne geçmektedir. KEYS ile kâğıt kullanımı en alt kullanımı hedeflenmektedir. Kâğıt, toner, fotokopi masrafların önüne geçerek kaynak israfına engel olunmaktadır. Ayrıca KEYS'te elde edilen elektronik belgelerin tebligat sistemi ile kamu sistemlerine ait hesaplarına iletilmesi sağlanmaktadır. Resmi yazışmalarda zaman kayıplarını bertaraf etmektedir. Yapılan yazışmanın dosya takibi, dosyalanması gibi işlemler yapılabilmektedir. Elektronik arşivlerin yapılması iş ve işlemlerin yapılmasında daha çok zaman ve emek harcanması gerektiren, arşivlerde evrakların, dosyaların aranması devrine son vermiş olacaktır. Gelir İdaresi Başkanları Mükellef odaklı hizmet verebilmek için nitelikli ve uzmanlaşmış insan kaynağını bünyesinde barındırmaktadır” ifadesini kullandı.

Vergi Dairesi Başkanlığı personelince Yönetmenliğini Yusuf Kenan Ateş'in yaptığı, Mahmut Ceylan, Turgay Ceylan'ın katkılarıyla hazırlanan E-Tiyatro oyunu gösterime sunuldu.